タスク管理をデジタルでやるべき理由

タスク管理を手帳や付箋でやる人もいるが、個人的にはデジタルの方が良いと思っている。理由は「タスク分解とそのやり直しが容易」「優先順位の変更が容易」の2点だ。

タスク分解とそのやり直しが容易

タスク管理とは、やるべき事柄を最小の作業粒度にまで分解し、優先順にソートすることだ。他の事柄は基本的におまけである。優先順にソートされた最小の作業リストが作れれば基本的にそれで事足りる。

単に「メールに返信する」「牛乳を買う」程度ならば分解作業は必要ない。しかし「〜の企画を考える」「プレゼン資料を作る」などになると、完遂に必要な作業がさらに発生する。こうして作業を次の作業に分解していって、分解できなくなったものがタスクリストに記載されるべき事柄だ。

けどすべてのタスクを瞬時に一発で正しく分解できる人は少ない。往々にしてどこか抜けていたり、あまつさえ粒度が不適切だったりする。そうすると、タスクを後から追加するだけでなく、いったんリセットして最初から分解し直す必要も出てくる。紙だとこれが面倒になるし、分解の過程で色々あれこれ書きだすのでキーボードを使った方が速い。

優先順位の変更が容易

もうひとつ、優先順位の話。〆切のはっきりしているタスクの場合、優先順位は〆切の昇順になる。しかし〆切がはっきりしないものもある。それらはどうするのか。

基本的に優先順位は自動的に決まる。タスクに付与するメタ情報を網羅していけばいい。関係者やその関係者の都合、時流や自分が持つそのほかのタスクとの兼ね合い……といった具合に関連情報をすべてのタスクでひたすら網羅すれば、自然とこなすべき順番は固定される。

もちろんこれは机上の空論だ。すべてのタスクについてすべてのメタ情報を洗い出していたら、それだけで1日が終わる。どこかで線を引いて「えいやっ」で決めるしかない。そうすると当然、どこかでその優先順位を変更することがある。紙だとこれが面倒になる。ポストイットで順位を入れ替える等、物理的な位置でもって優先順位をコントロールするやり方もあるが、これだと場所が限定される。デジタルだとサクサク優先順位を変えられる。

適切な作業粒度に分解すること。そしてそれを優先順にソートすること。いずれもその変更可能性が高いことを考慮すると、タスク管理はデジタルの方が良い。

ちなみに自分はRemember the MilkのiPadアプリが大変気に入っている。が、他にも良いものがあるかもしれない。とりあえず紙よりデジタル派なのはそういう理由だ。